L’objectif des plans d’action est de créer des « To Do » listes d’actions à réaliser lors des évènements RH de la vie d’un salarié dans l’entreprise : arrivée, départ, changement de poste. Les tâches peuvent être affectées à différents profils pour couvrir aussi bien la préparation d’un ordinateur, une carte de cantine ou un log d’accès sur le domaine.
Le principe général est de créer des modèles de plan d’action qui sont ensuite affectés à des collaborateurs. Le service RH et le manager peuvent suivre l’avancement du plan. Tous les acteurs reçoivent des notifications des tâches à accomplir.
À partir de la console d’administration
1. Types de plan d’action
Les types de plan d’action permettent par la suite de filtrer les plans d’action par leur type.
Dans Administratif > Plan d’action et tâches > Configuration > Types de plan d’action, cliquez sur le bouton « Ajouter ».
Une nouvelle interface s’affiche.
Saisissez le libellé du type de plan d’action
Ajoutez une description du type de plan d’action
Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
1.1. Autres fonctionnalités
Exportez le type de plan d’action en 3 formats (Excel, PDF, CSV)
Modifiez le type de plan d’action
Supprimez le type de plan d’action
2. Modèles de tâches
Un modèle de tâche permet de définir l’action qui devra être réalisée par un acteur.
Dans Administratif > Plan d’action et tâches > Configuration > Modèles de tâches, cliquez sur le bouton « Ajouter ».
Une nouvelle interface s’affiche.
Saisissez le libellé des tâches
Déterminez le décalage entre la date de début de la tâche par rapport au début du plan.
Ajoutez une description
Sélectionnez le responsable de la tâche
Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
2.1. Autres fonctionnalités
2.1.1. Modifier
Modifiez le modèle de tâche en cliquant sur le bouton « Modifier ».
2.1.2. Documents
Rattachez un document à un modèle de tâche en cliquant sur le bouton « Documents ». Cela permettra à l’acteur de la tâche de consulter la documentation. Par exemple, il est possible de joindre le règlement intérieur de l’entreprise à une tâche afin que le collaborateur en prenne connaissance lors de son intégration.
Une nouvelle interface s’affiche.
Sélectionnez le fichier à rattacher
Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
2.1.3. Supprimer
Supprimez le modèle de tâche en cliquant sur le bouton « Supprimer ».
3. Modèles de plan d’action
Dans Administratif > Plan d’action et tâches > Configuration > Modèles de plan d’action, cliquez sur le bouton « Ajouter ».
Une nouvelle interface s’affiche.
3.1. Détails
Saisissez le nom du plan d’action
Sélectionnez le type de plan d’action
Définissez la durée du plan d’action
Saisissez une description du plan d’action
Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
3.2. Tâche à associer
Cliquez sur le bouton « Affecter » pour affecter une ou plusieurs tâches au plan d’action
Cliquez sur le bouton « Finir »
4. Affecter une tâche à un collaborateur
Dans Administratif > Plan d’action et tâches > Tâches, cliquez sur le bouton « Ajouter ».
Une nouvelle interface s’affiche.
Saisissez le nom de la tâche
Indiquez la date de fin de la tâche
Sélectionnez le collaborateur concerné par la tâche.
Sélectionnez le responsable de la tâche
Ajoutez un descriptif de la tâche
Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
4.1. Autres fonctionnalités
4.1.1. Modifiez la tâche
4.1.2. Marquez la tâche comme réalisée
4.1.3. Consultez l’historique des tâches
Une nouvelle interface s’affiche.
4.1.4. Rattachez un document
Une nouvelle interface s’affiche.
Sélectionnez le fichier
Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
4.1.5. Archivez la tâche
Note : Les tâches en couleur rouge sont en retard
5. Ajout d’un plan d’action
Dans Administratif > Plan d’action et tâches > Plans d’action, cliquez sur le bouton « Ajouter ».
5.1. Détail
Saisissez le nom du plan d’action
Sélectionnez le type du plan d’action
Définissez la période d’intégration
Sélectionnez le collaborateur
Ajoutez une description du plan d’action
Cliquez sur le bouton « Suivant »
5.1. Tâches à associer
Il s’agit de sélectionner parmi les tâches qui ont été définies dans le modèle de plan celles qui sont applicables.
Cliquez sur le bouton « Affecter » pour affecter une tâche au plan d’action
Cliquez sur le bouton « Finir »
5.3. Autres fonctionnalités
Exportez les plans d’action en 3 formats (Excel, PDF, CSV)
Modifiez le plan d’action
Marquez le plan d’action comme réalisé
Archivez le plan d’action
Supprimez le plan d’action
6. Ajout d’une tâche depuis le portail
En tant que manager
Dans Mon équipe > Equipe hiérarchique/Equipe fonctionnelle, sélectionnez-le ou les collaborateurs cliquez sur le bouton « Ajouter ».
Vous pouvez également ajouter une tâche à partir des trois points en face du collaborateur.
Un pop-up s’affiche.
Saisissez le nom de la tâche
Déterminez la date de début et la date de fin de la tâche
Sélectionnez le type de la tâche
Indiquez l’heure de début et de fin de la tâche
Ajoutez une description
Cliquez sur le bouton « Valider »
7. Affectation d’un plan d’action à un collaborateur depuis le portail
En tant que manager
Dans Mon équipe > Equipe hiérarchique/Equipe fonctionnelle, cliquez sur le bouton « Ajouter un plan d’action ».
7.1. Détails
Sélectionnez le type du plan d’action
Indiquez la date du plan d’action
Saisissez le libellé du plan d’action
Ajoutez une description
Cliquez sur le bouton « Suivant »
7.2. Tâches à associer
Associez une tâche au plan d’action (il s’agit des tâches qui ont été associées au modèle de plan)
Cliquez sur le bouton « Valider »
8. Consulter les tâches depuis le profil du collaborateur
Dans Mon équipe > Equipe hiérarchique/Equipe fonctionnelle, cliquez sur le bouton « Voir son profil ».
Le profil du collaborateur s’affiche, cliquez sur l’onglet « Tâches ».
Consultez les tâches à faire
Consultez les tâches en retard
Consultez les tâches réalisées
Consultez le plan d’action
Exporter les tâches
Le collaborateur peut également consulter ses propres tâches depuis Mon HRMAPS > Mes tâches.
Cet article est conforme à la version 2022.1