1. Ajouter un plan de formation
Dans Développement du personnel > Plan de formation, cliquez sur le bouton « Ajouter ».
Une nouvelle interface s’affiche
Saisissez le nom du plan de formation
Sélectionnez le valideur du plan
Fixez la date du début et la date de fin du plan de formation
Choisissez la devise à employer dans la budgétisation
Cliquez sur le bouton « Valider »
Remarque : Vous devez remplir tous les champs obligatoires marqués par une étoile.
2. Saisie d’enveloppe (Budgétisation prévisionnelle)
La saisie d'enveloppe (décrite ici) consiste à définir le budget estimatif du plan de formation.
3. Souhaits de formation
3.1. Création d’un souhait de formation
Le collaborateur, le formateur, le manager ou l’admin RH ont la possibilité de créer un souhait.
Dans Mon équipe > Mon équipe, vous accédez à l’équipe hiérarchique et l’équipe fonctionnelle.
Cliquez sur les trois points puis sur « Ajouter souhait ».
Une nouvelle interface s’affiche.
Sélectionnez le module
Sélectionnez la raison du souhait de la formation
Sélectionnez le formateur
Fixez la date de début et de fin du souhait de formation
Vous avez le choix d’ajouter un commentaire
Cliquez sur le bouton « Valider »
3.2. Création de souhaits collectifs
Vous pouvez simplifier la gestion de formation en ajoutant des souhaits collectifs.
Dans Développement personnel > Plan de formation, cliquez sur le bouton « Affecter des souhaits de département ».
Une nouvelle interface s’affiche. Accédez à un département via le bouton « + » et cliquez sur le bouton « Souhait collectif ».
Un pop-up apparaît.
Indiquez le nombre des participants
Sélectionnez le nom du module
Ajoutez un commentaire concernant le souhait
Cliquez sur le bouton « valider »
4. Processus de validation
4.1. Flux de validation
Même si le collaborateur, le formateur, le manager ou l’admin RH ont la possibilité de créer un souhait, la validation de ce dernier suit plusieurs chemins logiques qui dépendent du créateur du souhait.
Si le collaborateur procède à la création d’un souhait de formation, le manager suivi par le responsable RH doivent le valider.
Si le manager procède à la création d’un souhait de formation, le souhait est automatiquement validé par le manager, c’est au responsable RH de valider le souhait.
Si l’admin RH procède à la création d’un souhait, il est automatiquement validé par la RH et n’a besoin d’aucune autre validation.
Si le formateur procède à la création d’un souhait, celle-ci doit être validée par le manager puis par la RH. En lui accordant une permission spécifique, le formateur peut procéder à une « super validation », il n’aura donc plus besoin d’aucune autre validation.
4.2. Les Validation des souhaits de formation
Accédez à Développement du Personnel > Sessions et Souhaits puis à l’onglet « Souhait ». Cliquez sur le bouton « Approuvé » pour procéder à la validation de la RH.
D’autres fonctionnalités sont possibles :
Modifier le souhait
Consulter l’historique du souhait
Voir les détails de la formation
Ajouter un commentaire au souhait
4.3. Consulter les statuts de validation des souhaits
Dans Développement du Personnel > Session et souhait > onglet « Souhaits », vous accédez à l’ensemble des souhaits crées.
Le statut de validation des souhaits est indiqué par couleur.
Bleu : Souhait validé par la RH
Orangé : Souhait demandé
Vert : Souhait validé par le manager
5. validation budgétaire
Dans Développement du Personnel > plan de formation, cliquez sur le bouton « Affecter des souhaits aux département ».
Appuyez sur le bouton « + » pour accéder à un département.
Remarque : Dans cette section, le système collecte tous les souhaits des différents départements qui s’insèrent dans la période du plan de formation.
Dans la liste des souhaits engagés, cliquez sur le bouton « Valider » pour valider budgétairement le souhait ou sur le bouton « Refuser » pour refuser budgétairement le souhait.
Une fois validé, le souhait apparait dans l’onglet « Souhaits validés budgétairement ». Dans le cas contraire, il apparait dans l’onglet « Souhaits refusés budgétairement ».
6. Planification des souhaits
6.1. Ajouter une session
Dans Développement du personnel > Sessions et Souhaits, accédez à l’onglet « session » et cliquez sur le bouton « Ajouter session ».
Une nouvelle interface s’affiche.
Sélectionnez le module, le nombre maximum s’affiche automatiquement.
Sélectionnez le premier formateur
Sélectionnez le deuxième formateur
Sélectionnez le contact de la personne responsable de la session
Sélectionnez la salle de formation
Définissez le statut de la session
Cochez « publier au catalogue » pour afficher la session sur le portail RH
Saisissez une description de la session
Cliquez sur le bouton « Valider »
Remarque : la publication au catalogue ne peut avoir lieu que si le statut de la session est « Active » ou « inscription ».
6.2. Affectation du collaborateur à une session
Pour planifier la session et changer son statut de « Budgétaire » à « planifié », accédez à Développement du Personnel > Sessions et Souhaits et cliquez sur le bouton « Ajouter membres ».
Une nouvelle interface s’affiche pour valider l’inscription du collaborateur dans la session.
Une fois l'inscription validée, le statut de formation, passe de en « budgété » à « planifié ».
Pour consulter le statut accédez à Développement du personnel > Plan de formation et cliquez sur le bouton « Affecter des souhaits aux département ». Puis, accédez au département.
7. Réalisation de la formation
Au cours de cette partie, vous pouvez valider la présence ou l’absence du collaborateur à la session de formation.
7.1. Validation de la présence
Dans Développement du Personnel > Sessions et Souhaits, cliquez sur le bouton « Membre ».
Cliquez sur le bouton « Valider la présence du membre » pour confirmer la présence.
Un pop-up s’affiche pour déterminer le niveau acquis.
Choisissez le niveau acquis
Ajoutez un commentaire
Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
7.2. Validation de l’absence
Dans Développement du Personnel > Sessions et Souhaits, cliquez sur le bouton « Membre ».
Cliquez sur le bouton « Valider l’absence du membre » pour confirmer l’absence du participant.
Un pop-up s’affiche pour la raison de l’absence.
Choisissez la raison de l’absence
Saisissez le commentaire
Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
7.3. Fermeture de la session
Une fois la formation achevée, il faut fermer la session. Pour cela, accédez à Développement du Personnel > Sessions et Souhait, dans l’onglet « Session », cliquez sur les trois points puis sur « Fermer la session ».
Une fois la session fermée, elle apparait au niveau des sessions « Fini » marquée en violet
Après la validation de la présence et la fermeture de la session, le statut change de « planifié » à « Réalisé ».
Pour consulter le statut accédez à Développement du personnel > Plan de formation et cliquez sur le bouton « Affecter des souhaits aux département ». Puis, accédez au département.
Après la validation de l'absence et la fermeture de la session, le statut change de « planifié » à « Budgété ».
Pour consulter le statut accédez à Développement du personnel > Plan de formation et cliquez sur le bouton « Affecter des souhaits aux département ». Puis, accédez au département.
8. Autres fonctionnalités
Dans Développement du personnel > Plan de formation, vous disposez de plusieurs fonctionnalités.
Approuver le plan de formation
Saisir enveloppe
Accéder à la liste de souhaits à engager
Modifier le plan de formation
Afficher les détails du plan de formation
Supprimer le plan de formation
Afficher une vision globale du plan
Cet article est conforme à la version 2021.1.7