1. Organismes de formation externes sans responsables de formation
Si votre entreprise dispose d’organismes de formation externes sans qu’elle ait les données des responsables de formation, vous devez créer une entité fictive pour y affecter les organismes de formation et les intégrer en tant que collaborateur afin de les associer aux modules.
1.1. Création d’un type d’entité
Accédez à Configuration > Entité > Type d’entité et cliquez sur le bouton « Ajouter ».
Une nouvelle interface s’affiche.
Saisissez le nom de l’organismes formation
Saisissez la description du type d’entité
Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
1.2. Import des organismes de formation en tant que collaborateurs
Accédez à Configuration > Collaborateur > Importer utilisateurs et cliquez sur le bouton « Télécharger ».
Ouvrez le modèle depuis votre machine.
Après avoir intégré l’organisme de formation dans le modèle en tant que collaborateur, accédez à Configuration > Collaborateur > Importer utilisateurs.
Cliquez sur le bouton « Sélectionner le fichier »
Cliquez sur le bouton « Vérification du fichier »
Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
1.3. Création d’une entité fictive et affectation des organismes
Vous devez créer une entité fictive pour y affecter les organismes de formation en tant que collaborateur.
Suivez les étapes de création d’une entité.
1.4. Intégration des organismes dans le modèle vide
Accédez à Formation > Configuration > Importer des formateur / coach et cliquez sur le bouton « Télécharger ».
Ouvrez le modèle depuis votre machine.
Le modèle vide se compose de 11 colonnes à remplir.
RegistrationNum : saisissez la matricule du formateur ou du coach
Lastname : saisissez le nom du formateur
Firstname : saisissez le prénom du formateur
Modulecode : saisissez le code du module de formation
ModuleName : saisissez le nom du module
CompetencyCode : saisissez le code de la compétence qui sera développée lors de la formation
CompetencyName : saisissez le nom de la compétence
Status : saisissez le statut actuel de la formation
StartDate : saisissez la date de début de la formation
EndDate : saisissez la date de fin de la formation
Update : indiquez la mise à jour de la formation
Après avoir rempli le modèle vide, accédez à Formation > Configuration > Importer des formateur / coach.
Cliquez sur le bouton « Sélectionner le fichier »
Cliquez sur le bouton « Vérification du fichier »
Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
2. Organismes externes avec responsables de formation
Si votre entreprise dispose des responsables de formation des organismes externes, vous devez créer une entité fictive pour y affecter les organismes de formation en tant qu’entité. Vous devez ensuite importer les responsables de formation en tant que collaborateurs pour les affecter aux entités des organismes de formation et les associer aux modules.
2.1. Création d’une entité fictive
Vous devez créer une entité fictive pour y affecter les organismes de formation en tant qu’entité.
Suivez les étapes de création d’une entité.
2.2. Import des organismes de formation via le modèle vide des entités
Accédez à Configuration > Entités > Import entités et cliquez sur le bouton « Télécharger ».
Ouvrez le modèle depuis votre machine
Après avoir intégré l’organisme de formation dans le modèle en tant qu’entité, accédez à Configuration > Entités > Import entités.
Cliquez sur le bouton « Sélectionner le fichier »
Cliquez sur le bouton « Vérification du fichier »
Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
2.3. Importer les responsables de formation en tant que collaborateur
Accédez à Configuration > Collaborateur > Importer utilisateurs et cliquez sur le bouton « Télécharger ».
Ouvrez le modèle depuis votre machine.
Après avoir intégré les responsables de formation dans le modèle en tant que collaborateurs, accédez à Configuration > Collaborateur > Importer utilisateurs.
Cliquez sur le bouton « Sélectionner le fichier »
Cliquez sur le bouton « Vérification du fichier »
Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
3. Exporter un modèle avec données
Vous pouvez également télécharger un modèle avec données pour consulter facilement et mettre à jour les formateurs et les coachs déjà importés. Il suffit de cliquer sur le bouton « Télécharger »
(Le modèle téléchargé est conforme au modèle d’import)
Cet article est conforme à la version 2021.1.7