HRMAPS vous permet d’ajouter des rôles, d’y affecter des collaborateurs et de paramétrer les permissions des différents modules de la solution.
1. Ajout un rôle
Accédez à Configuration > Collaborateur > Gestion des rôles et cliquez sur le bouton « Ajouter rôle ».
Un processus de 6 étapes s'affiche.
1.1. Rôle
Saisissez le nom du rôle
Ajouter une description ou des détails sur le rôle
Cochez la case « Accès back office » pour permettre à ce rôle d’accéder au back office de HRMAPS
Cochez la case « Rôle par défaut » pour accorder un rôle par défaut à tous les collaborateurs
HRMAPS dispose de trois rôles par défaut :
- L’admin RH : il s’agit souvent d’un collaborateur (faisant généralement partie de l’équipe RH) chargé de la gestion du back office et du portail
- Le collaborateur : l’accès aux données est fixé à un niveau minimum. Il ne peut voir que ses propres données sans aucun accès
- Manager : il a accès à ses propres données et à celles de son équipe
Indiquez le niveau de visibilité de la solution accordé à ce rôle. Vous avez le choix entre :
- Aucune (seulement mes données) : l’utilisateur ne peut voir que ses propres données
- Toutes les entités : l’utilisateur a un accès exhaustif aux données de toutes les entités
- Seulement mon entité : l’utilisateur peut voir ses propres données et peut avoir accès à l’entité qu’il gère. Il peut également avoir accès à l’équipe qu’il supervise via « option entité enfant »
- Entité sélectionnée (option entités enfant) : l’utilisateur peut voir ses propres données et peut avoir accès à l’entité qu’il gère ainsi qu’aux données des autres entités sélectionnées. Il peut également avoir accès à l’équipe qu’il supervise via « option entité enfant »
- Établissement : l’utilisateur ne peut voir que les entités de type établissement
Cliquez sur le bouton « Suivant » pour passer à l’étape suivante
1.2. Permissions BO et portail
Cette étape consiste à déterminer les différentes parties de la solution (back office et portail) que l’utilisateur peut voir :
- Modules
- Fonctionnalités
- Rubriques
Pour permettre l’accès à une composante du back office ou du portail RH, dans l’étape 2 et 3 de l’ajout de rôle, cliquez sur le bouton « Allouer droit » dans la dernière colonne du tableau.
Vous pouvez tout assigner en cliquant sur l’icône « + » et tout désassigner en cliquant sur l’icône « - »
Vous pouvez annuler la permission allouée en cliquant sur la croix
Cliquez sur « Suivant » pour passer à l’étape suivante
Gestion de l’affichage des permissions
Vous pouvez gérer l’affichage des permissions relatives au BO et au portail via les colonnes « Action » et « Est affecté ».
Pour gérer les permissions selon l’action permise, cliquez sur la flèche déroulante dans l’entête « Action ».
Vous avez le choix entre plusieurs actions :
- Créer : ce choix inclut les actions permises pour créer du contenu sur HRMAPS
- Mettre à jour : ce choix inclut les actions permises pour mettre à jour les données
- Archiver : ce choix inclut les actions permises pour archiver des données
- Lister : ce choix inclut les actions permises pour accéder ou afficher toutes les données
- Voir : ce choix inclut les actions permises pour voir des données
- Exporter : ce choix inclut les actions permises pour exporter les données
- Exporter PDF : ce choix inclut les actions permises pour exporter en version PDF les données
- Notification : ce choix inclut les actions permises pour activer l'envoi de relances au niveau du module « Entretiens » (assurez-vous que l'envoi des modèles de messages est activé)
Pour gérer les permissions selon l’action permise, cliquez sur la flèche déroulante dans l’entête « Est affecté ».
Vous avez le choix entre:
- Est affecté
- Non affecté
1.3. Widget BO et Widget portail
Ces deux étapes visent à sélectionner les composantes des widgets du back office et les widgets du portail HRMAPS visibles à l’utilisateur.
Exemple de widgets, portail HRMAPS
Cliquez sur le bouton « affecter » pour permettre l’accès à des widgets du back office ou du portail
Vous pouvez tout affecter en cliquant sur l’icône « + » et tout désaffecter en cliquant sur l’icône « - »
Vous pouvez annuler une composante affectée en cliquant sur la croix
Cliquez sur le bouton « Suivant » pour passer à l’étape suivante
1.4. Affectation
Affectez un ou plusieurs collaborateurs au rôle, en cliquant sur le bouton « Affecter ».
Affectez massivement les collaborateurs en cliquant sur l’icône « + » et désaffecter massivement en cliquant sur l’icône « - »
Annulez l’affectation en cliquant sur la croix
Cliquez sur « Finir » pour finaliser l’ajout
2. Export des rôles
Accédez à Configuration > Collaborateur > Gestion des rôles.
Cliquez sur le bouton « Exporter »
Cliquez sur le format souhaité (Excel, PDF, CSV)
3. Autres fonctionnalités
Accédez à Configuration > Collaborateur > Gestion rôles,. Cette liste contient plusieurs fonctionnalités pour paramétrer les rôles.
3.1. Copier
Dupliquez le rôle.
Saisissez le nom du rôle
Cliquez sur « Sauvegarder »
La copie apparaît dans la liste des rôles.
3.2. Affecter utilisateur
Vous pouvez affecter des collaborateurs à un rôle souhaité depuis la liste des rôles.
En cliquant sur le bouton « Affecter utilisateur », vous accédez à la liste de collaborateurs.
Pour affecter le rôle à un ou plusieurs collaborateurs, sur la ligne du ou des collaborateurs en question, cliquez sur le bouton « Affecter ».
3.3. Affecter les widgets tableau de bord
Pour affecter des widgets au rôle, cliquez sur l’icône « Affecter les widgets tableau de bord au rôle ».
Vous accédez à la liste des widgets.
Cliquez sur le bouton « Affecter » pour affecter un widget.
3.4. Modifier
Pour modifier un rôle ajouté, cliquez sur l’icône « Modifier ».
Vous accédez aux étapes de l’ajout du rôle pour effectuer des modifications.
Une fois que vous avez réalisé les modifications souhaitées, passez à la dernière étape et cliquez sur le bouton « Finir ».
3.5. Import
Pour chaque rôle, vous pouvez télécharger un modèle avec données qui contient les permissions affectées à ce rôle.
Vous pouvez ensuite importer le fichier téléchargé dans un nouveau rôle. Les permissions seront ainsi automatiquement affectées au rôle souhaité.
Cliquez sur l‘icône « Importer ».
Cliquez sur le bouton « Télécharger avec données » pour télécharger les rôles en version Excel.
Cliquez sur le bouton « Sélectionner le fichier »
Cliquez sur le bouton « Vérification du fichier »
Cliquez sur le bouton « Sauvegarder »
4. Filtrage
Sur HRMAPS, toutes les listes de données (rôles, collaborateurs, etc.) sont filtrables. Il suffit de cliquer sur l’icône « filtre » et de régler les options selon vos besoins.
Cet article est conforme à la version 2021.1.7